Drukte op de CSA afdeling (ervaringsverhaal)
Opgeslagen in (Onderwijs) door Mark Timmermans op 04-03-2010
Februari 2010: De meeste studenten administraties zijn nog niet echt druk met de aanmeldingen voor het nieuwe studiejaar (2010-2011). Af en toe komt er een aanmelding binnen via Studielink. De bekende 1 oktober-telling, lijkt nog ver weg.
Vorig jaar heb ik een aantal maanden bij een kleine hogeschool gewerkt (augustus tot oktober). Een periode waar ik de hectiek op een CSA afdeling van dichtbij heb mogen meemaken. Ik heb gemerkt dat hogescholen en universiteiten zich goed moeten voorbereiden op deze periode. Het voorjaar (nu dus!) is een uitermate geschikte periode hiervoor.
Mijn ervaringen van vorig jaar deel ik graag in dit artikel.
Student meldt zich aan voor een opleiding
Stel je voor: Je bent een student (we noemen haar even Marlies). Na een hectisch jaar heb je je HAVO diploma op zak. Begin dit jaar heb je besloten om op de PABO te gaan studeren. Rond maart heb je jezelf ingeschreven via studielink. Het was even puzzelen maar achteraf gezien ging het toch vrij eenvoudig. Je wacht nu op de reactie van de onderwijsinstelling.
Aangemeld via studielink, en dan?
De aanmelding van Marlies wordt via Studielink automatisch naar het student informatiesysteem (SIS) gestuurd van de betreffende onderwijsinstelling. Marlies heeft zich nu aangemeld voor de opleiding (ook wel verzoek tot inschrijving genoemd) . De komende periode wordt deze aanmelding verder in behandeling genomen. Dit gebeurt voor een deel automatisch en voor een deel handmatig.
Controle identiteit, vooropleiding, machtiging en toelatingseisen
Voordat de aanmelding een definitieve inschrijving wordt moeten er een aantal dingen worden geregeld. De identiteit van Marlies wordt gecontroleerd bij het GBA (in studielink 3 gebeurt dit met behulp van DigID). Indien je een buitenlandse student bent kan het zijn dat je ook een verblijfsvergunning moet overhandigen. Daarnaast wordt je vooropleiding gecontroleerd (handmatig of geautomatiseerd via ERR/BRON). Tenslotte moet de student tijdig de betaling van het collegegeld hebben geregeld. Marlies heeft hier tot uiterlijk 1 september de tijd voor.
Met behulp van studielink geschiedt een aantal van bovenstaande processen automatisch. Toch lukt het vaak niet om alles automatisch te laten verlopen en blijven handmatige acties noodzakelijk. Het kan zelfs gebeuren dat Marlies nog even moet langskomen bij de balie van de studenten administratie.
Na de inschrijving, worden de gegevens van Marlies doorgegeven aan het CRI (centrale registratie inschrijvingen). De studentenadministratie heeft tot 1 oktober de tijd om alles administratief goed te verwerken en daar te geven aan het CRI.
Jaarplan en kritische succesfactoren
In de bovenstaande tekst heb je kunnen lezen dat er veel komt kijken bij het inschrijven van Marlies. Afhankelijk van de onderwijsinstelling zijn er jaarlijks duizenden (her)inschrijvingen. In principe was de inschrijving van Marlies een vrij eenvoudige, reguliere inschrijving. Er zijn ook studenten die een complexere inschrijving hebben (bijvoorbeeld zij-intromers). Al met al is het inschrijfproces een drukke periode voor een CSA afdeling, vooral in de periode vanaf het begin van het schooljaar tot half oktober. In de onderstaande afbeelding is het proces van inschrijven voor een kalenderjaar afgebeeld.
Voor elke CSA medewerker is het belangrijk dat ze bewust omgaan dit jaarplan. Naast een jaarplan zijn de volgende activiteiten erg belangrijk.
- Test of alle systemen naar behoren werken (SIS, Studielink, koppeling studielink-SIS en referentietabellen)
- Zorg voor goede (dynamische) rapportages (bijvoorbeeld: wie moet er nog een machtiging inleveren?)
- Analyseer de diverse inschrijfscenario’s (doorstromers, kruisinstromers, masterstudenten etc.) en pas je proces hierop aan.
- Maak een communicatieplan betreffende de communicatie naar een student (bijvoorbeeld: planning brieven missende bescheiden)
- Verstuur CRI mutaties periodiek naar de IB-Groep. Je hebt dan nog tijd om fouten te corrigeren (gesignaleerd in de terugmeld bestanden)
- Analyseer ook regelmatig de stand van zaken van de inschrijvingen bij het CRI met je eigen SIS (foto vergelijking)
Natuurlijk spelen situationele factoren binnen een onderwijsinstelling ook een rol. Elke school heeft een eigen plan nodig. Het voorjaar moet nog beginnen. Het is goed om in deze periode stil te staan bij je inschrijfproces. Je hebt nu (nog) voldoende tijd om je goed voor te bereiden.
Tot slot, Omix kan jouw onderwijsinstelling goed helpen bij het opzetten van een goed inschrijfproces.
Blog eerder gepost op www.inschrijfketen.nl
